EFEKTIVITAS IMPLEMENTASI APLIKASI SIPENO DALAM ADMINISTRASI SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS DI BAGIAN RUMAH TANGGA BIRO UMUM PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi efektivitas implementasi aplikasi SIPENO (Sistem Infomasi Pengolah Nomor) dalam mendukung administrasi Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di Bagian Rumah Tangga Biro Umum Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Latar belakang penelitian ini didasarkan pada kebutuhan modernisasi administrasi pemerintahan yang menuntut efisiensi, kecepatan, dan akurasi, seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode fenomenologi, yang bertujuan untuk memahami secara mendalam pengalaman subjektif para informan terhadap suatu fenomena yang sedang diteliti. Dalam pengumpulan data, peneliti memanfaatkan tiga teknik utama, yaitu wawancara mendalam, observasi lapangan, dan dokumentasi. Wawancara dilakukan dengan menyampaikan pertanyaan terbuka yang memungkinkan informan menjawab secara luas dan reflektif, sehingga peneliti dapat menggali makna dan persepsi yang mereka alami secara langsung. Observasi dilakukan untuk memperoleh gambaran nyata di lapangan, sementara dokumentasi digunakan sebagai pelengkap untuk memperkuat temuan dari wawancara dan observasi. Informan dipilih menggunakan teknik purposive sampling yang melibatkan empat pegawai yang terlibat langsung dalam pengelolaan SPPD menggunakan SIPENO. Penlitian memberikan hasil bahwa implementasi SIPENO berpengaruh positif atau baik dalam proses administrasi SPPD, terutama dalam hal percepatan proses, pengurangan kesalahan administratif, serta kemudahan dalam pengarsipan dan pelacakan dokumen secara digital. Namun, masih terdapat beberapa hambatan, seperti gangguan teknis pada sistem, keterbatasan jaringan internet, serta kurangnya pelatihan teknis bagi pengguna baru. Temuan ini dianalisis menggunakan model keberhasilan sistem informasi dari DeLone dan McLean yang mencakup enam aspek: kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas layanan, penggunaan sistem, kepuasan pengguna, dan manfaat bersih. Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa SIPENO telah berkontribusi positif dalam mendukung efektivitas administrasi perjalanan dinas, namun optimalisasi teknis dan peningkatan kompetensi sumber daya manusia tetap diperlukan untuk mencapai hasil yang lebih maksimal dan berkelanjutan.